Wij merken de afgelopen jaren dat er sprake is van een toename in het aantal controles aan boord met betrekking tot de arbeidsomstandigheden en veiligheid van personeel. Dit kan zijn naar aanleiding van een ongeval. Een van de zaken die dan vaak in beeld komt als aandachtspunt is het hanteren van een personeelsdossier en -administratie.
Als werkgever bent u verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat personeel conform wet- en regelgeving in dienst is. Daarbij spelen de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden en de veiligheid van de werkomgeving een belangrijke rol. In het geval dat u personeel via een uitzendbureau in dienst heeft, geldt dat het uitzendbureau de formele werkgever is. Echter, u bent als feitelijke werkgever net zo verantwoordelijk voor de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Dat bepaalde zaken door het uitzendbureau worden geregeld doet hier niet aan af en zal in de meeste gevallen niet als argument kunnen worden aangevoerd bij bijvoorbeeld een boete. Wij adviseren per bemanningslid een personeelsdossier aan te houden, met daarin de juiste informatie en documentatie, die u dan meteen bij de hand heeft bij een eventuele controle of incident.
Wij adviseren om in een dergelijk dossier in ieder geval het volgende beschikbaar te hebben: arbeidsovereenkomst, dienstboekje, uitzendovereenkomst inclusief facturen van het uitzendbureau (indien van toepassing), identiteitsbewijs, werkvergunning (indien van toepassing), salarisspecificaties en documenten van de verplichte verzekeringen en afdrachten.
Daarnaast adviseren wij om vanuit een werkgeversoogpunt ook de verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken evenals eventuele gegeven waarschuwingen in dit dossier bij te houden. In dit kader verwijzen wij naar ons eerdere artikel “Ontslag op staande voet: dat gaat niet vanzelf”.